Pojem pro forma faktura/proforma faktura je vžitý název, který se obvykle používá pro označení neúčetní písemnosti, která časově předchází skutečnému účetnímu dokladu tedy Faktuře vydané nebo Pokladnímu daňovému dokladu (účtence).
I z pohledu plátce DPH je pojem Proforma faktura neúčetním dokladem bez vlivu na daň.
Pokud chcete mít větší jistotu, že zákazník nezruší domluvenou zakázku, vyžádejte si zálohu nebo celou platbu předem.

Co je to proforma faktura?
• Proforma faktura, na rozdíl od klasické faktury, není účetním ani daňovým dokladem.
• Dodavatel tuto fakturu vystavuje a posílá odběrateli ještě předtím, než dodá zboží nebo službu.
• Proforma faktura slouží jako cenová nabídka nebo výzva k úhradě zálohy.
• Údaje na proforma faktuře mají jen informativní charakter a slouží jako podklad pro rozhodnutí o uzavření obchodu. Klasická faktura (účetní a daňový doklad) následuje až později.
• Zákon tento pojem ani náležitosti nedefinuje.

Fakturace – Proforma faktury vydané
Stisk Insert/Nový, vyplnit údaje:

HLAVIČKA
• Č. řada: vybrat používaný prefix např. PFV... apod. Předdefinovaná číselná řada dokladů s neměnným kořenem a automaticky načítaným pořadovým číslem
• Popis: stručný text, povinný údaj
• Odběratel: zvolit firmu proklikem do seznamu odběratelů. Firma musí mít povolenu platbu fakturou (zaškrtnuto v adresáři firem). Pokud je vyplněno pole Odběratel, pole Zákazník se nevyplňuje.
• Zákazník: jde-li o zákazníka s registrací pak zvolit z adresáře Věrnostních účtů (Odběratele nastavte na Nespecifickou firmu)
• Proplaceno: lze zvolit volbu po uhrazení
• Datum vystavení: přednastaveno aktuální datum, lze měnit pomocí ikonky Kalendáře
• Datum splatnosti: přednastaveno aktuální datum, lze měnit pomocí ikonky Kalendáře
• Cena: doplnit částku
• Způsob úhrady: vybrat z nabídky: Bankovním převodem, Hotově, Kartou...
• Číslo účtu: zvolit účet přiřazený k Vaší firmě pro tuzemský obchod

ADRESY
Je-li jiná fakturační a dodací adresa, pak zde lze tuto adresu změnit.
Jinak se předvyplní údaj z adresáře firem jako fakturační.
Stisk Uložit a zavřít

Fakturace – Faktury vydané
Quickfilter nastavit na NEzaplacené
Zvolte doklad, stisk příkazu Zaplatit proformafakturou.
Zobrazí se dialogové okno: Nyní vyberte proforma fakturu vydanou.
Pro zavření okna stisk OK.
Otevře se okno: Proforma faktury vydané. Zvolte doklad, stisk Zvolit/Enter.
Nyní se v poli Zaplaceno bude zobrazovat zaplacená částka a Datum zaplacení.
V případě, že byla uhrazena jen část fakturované částky, bude na vytištěné faktuře či odeslané mailem zaplacená částka uvedená jako Na zálohách zaplaceno. A doplatek jako Částka k úhradě. Pokud bylo proforma fakturou vydanou uhrazeno vše. Bude jako částka k úhradě nula.

Fakturace – Proforma faktury vydané
Zvolte doklad, stisk ikonky Tiskárna a zvolit z nabídky:
• Tisk proforma faktury vydané (CS) (Ctrl + Shift + F)

Fakturace – Proforma faktury vydané

Zobrazit lze tyto sloupce (Zvolit sloupce / Alt + F10):
Číselná řada, Číslo proforma faktury vydané, Popis, Odběratel, Proplaceno, Faktura, Zákazník, Datum vystavení, Datum splatnosti, Cena, Zaplaceno, Měna, Kurz, Var. symbol, Způsob úhrady, Zadal, Číslo účtu

Rychlé volby / Quickfilter (zelené menu):
• dle řady: Všechny řady, Výčet Vašich číselných řad ...
• dle uhrazení: Nezaplacené, Zaplacené i nezaplacené, Zaplacené
• dle čas. období: Bez omezení, Dnešní den, Tento týden, Tento měsíc, Tento kvartál, Tento rok, Včera, Minulý týden, Minulý kvartál, Minulý rok, Posledních 24 hodin, Posledních 7 dnů, Poslední měsíc, Poslední 3 měsíce, Posledních 12 měsíců

Odkazy / Vazby (modré / černé menu, možno i přes Menu - F2 Menu):
• Adresy
• Párování
OD R4:
• Sledování změn

Příkazy / Operace (červené menu, možno i přes Menu - F2 Menu):
• Smazat (Ctrl + Delete)
• Příjem hotovosti

Tisky (černé menu, k zobrazení přes F2/F2 Menu nebo ikonka Tiskárna):
• Tisk proforma faktury vydané (CS) (Ctrl + Shift + E)
• Tisk přehledu

Fakturace – Proforma faktury vydané
Zvolte doklad, stiskem F4 otevřete záznam k editaci.
Opravte/doplňte údaje.
Stisk Uložit a zavřít.

Fakturace – Proforma faktury vydané
Quickfilter nastavit na NEzaplacené
Zvolte doklad, stisk příkazu Přijem hotovosti.
Otevře se okno: Příjmové pokladní doklady: nový záznam. s předvyplněnými údaji.
Zvolte Číselnou řadu, zkontrolujte Datum, Částku, Měnu/Kurz, Účel platby
Zadejte Přijato od.
Stisk Uložit a zavřít.

Fakturace – Proforma faktury vydané
Quickfilter nastavit na Zaplacené
Zvolte doklad, stisk odkazu Párování.
Zobrazí se spárovaný pokladní příjmový doklad k Proforma faktuře vydané.
Pro zobrazení příjmového pokl. dokladu stisk odkazu Příjmový pokladní doklad

Fakturace – Proforma faktury vydané
Quickfilter nastavit na Zaplacené
Zvolte doklad, stisk odkazu Párování.
Zobrazí se spárovaný pokladní příjmový doklad k Proforma faktuře vydané.
Pro zobrazení příjmového pokl. dokladu stisk odkazu Příjmový pokladní doklad
Stisk příkazu Storno.
Zobrazí se dotaz, zda chcete provést příkaz. Potvrďte Yes/Ano.
Vytvoří se další doklad stejné částky, ale se zápornou hodnotou.
U dokladu se budou zobrazovat dva příjmové pokladní doklady.

Fakturace – Proforma faktury vydané
Zvolte doklad, stisk příkazu Smazat.